Wusstest Du, dass 71% der Führungskräfte Meetings als ineffizient und unproduktiv empfinden? Hier ist, wie Du das ändern kannst:
So viel Zeit geht durch unstrukturierte Meetings verloren. Doch das muss nicht sein! Hier sind einige Tipps, wie Du Deine Meeting-Disziplin verbessern kannst, um produktivere und zielführendere Besprechungen zu haben:
𝟭. 𝗞𝗹𝗮𝗿𝗲 𝗭𝗶𝗲𝗹𝗲 𝘀𝗲𝘁𝘇𝗲𝗻
Definiere vor dem Meeting und in der Einladung klare Ziele. Was soll erreicht werden? Was sind die erwarteten Ergebnisse? Der/die Einladende ist für die Agenda und das Protokoll verantwortlich.
𝟮. 𝗔𝗴𝗲𝗻𝗱𝗮 𝘃𝗼𝗿𝗯𝗲𝗿𝗲𝗶𝘁𝗲𝗻
Erstelle eine detaillierte Agenda und teile sie im Voraus mit den Teilnehmern. So wissen alle, was sie erwartet und können sich entsprechend vorbereiten.
𝟯. 𝗜𝗻𝗽𝘂𝘁 𝗲𝗶𝗻𝗳𝗼𝗿𝗱𝗲𝗿𝗻
Bitte die Teilnehmer, im Vorfeld Input oder Fragen zu schicken, die während des Meetings behandelt werden sollen.
𝟰. 𝗥𝗲𝗹𝗲𝘃𝗮𝗻𝘁𝗲 𝗧𝗲𝗶𝗹𝗻𝗲𝗵𝗺𝗲𝗿 𝗲𝗶𝗻𝗹𝗮𝗱𝗲𝗻
Lade nur die Personen ein, die wirklich einen Beitrag leisten können. Alle anderen erhalten eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen („for your information“, Status-Update oder „To Do“).
𝟱. 𝗭𝗶𝗲𝗹𝗲 𝘇𝘂 𝗕𝗲𝗴𝗶𝗻𝗻 𝘄𝗶𝗲𝗱𝗲𝗿𝗵𝗼𝗹𝗲𝗻
Erinnere zu Beginn des Meetings nochmal an das Ziel. Das hilft allen, fokussiert zu bleiben. Genauso hilft es sehr, wenn alle nochmal durchatmen, um sich besser zu konzentrieren, denn im Stress können wir nicht gut zuhören.
𝟲. 𝗔𝗹𝗹𝗲 𝘀𝗽𝗿𝗲𝗰𝗵𝗲𝗻 𝗹𝗮𝘀𝘀𝗲𝗻
Ermutige alle Teilnehmer, sich zu äußern. Unterschiedliche Perspektiven sind wertvoll und können neue Ideen bringen.
𝟳. 𝗔𝗸𝘁𝗶𝘃 𝘇𝘂𝗵ö𝗿𝗲𝗻
Höre den Beiträgen der Teilnehmer aktiv zu. Zeige Interesse und stelle Rückfragen, um ein besseres Verständnis zu bekommen. Emails währenddessen bearbeiten ist ein No-Go.
𝟴. 𝗔𝘂𝗳 𝗱𝗮𝘀 𝗭𝗶𝗲𝗹 𝘃𝗲𝗿𝘄𝗲𝗶𝘀𝗲𝗻
Verweise während des Meetings immer wieder auf das gesetzte Ziel. So bleibt der Fokus erhalten und abschweifende Diskussionen werden vermieden.
𝟵. 𝗘𝗳𝗳𝗲𝗸𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗕𝗲𝗲𝗻𝗱𝗶𝗴𝘂𝗻𝗴 𝗱𝗲𝘀 𝗠𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴𝘀
Fasse am Ende des Meetings die wichtigsten Punkte und Entscheidungen zusammen. Kläre offene Fragen und definiere klare nächste Schritte. Stelle sicher, dass alle wissen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein soll.
𝟭𝟬. 𝗢𝗽𝘁𝗶𝗺𝗮𝗹𝗲 𝗠𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴-𝗗𝗮𝘂𝗲𝗿
Halte Meetings so kurz wie möglich, aber so lange wie nötig. Ein effektives Meeting sollte in der Regel nicht länger als 30 bis 60 Minuten dauern. Bei längeren Meetings kann eine kurze Pause eingeplant werden, um die Konzentration zu erhalten.
Indem Du diese Prinzipien der Meeting-Disziplin anwendest, kannst Du sicherstellen, dass Deine Meetings effizienter und produktiver sind. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du effektive Meetings gestaltest und die Mitarbeiter Motivation, Resilienz und Kommunikation verbesserst, stehe ich Dir gerne zur Verfügung. 📈
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Fotocredit: Katrin Winner
